Richtlijnen inkoop- en betaalproces

De aankoop van goederen en diensten door Staatsolie Maatschappij Suriname N.V. (Staatsolie) is gecentraliseerd bij de Supply Chain Management (SCM) afdelingen. Deze aankopen dienen te voldoen aan de richtlijnen van het inkoopbeleid en aanbestedingsbeleid en de algemene bepalingen van Staatsolie, zoals vervat in onze Procurement Policy & Procedures (PPP).

Onderstaande richtlijnen zijn van toepassing op het inkoop-en betaalproces:

  1. Slechts medewerkers van de inkoopafdeling van SCM zijn bevoegd aankopen namens Staatsolie te doen. Voor de specifieke aankoop ontvangt u een Purchase Order (PO) van SCM.
  2. Als de door u geleverde dienst conform de overeengekomen vereisten is geleverd, dient u een proformafactuur te mailen naar uw contactpersoon bij Staatsolie binnen 5 werkdagen. U zult van de contactpersoon bij Staatsolie een goedgekeurde Service Entry Sheet (SES) ontvangen binnen 7 werkdagen.
  3. Het indienen van facturen gebeurt binnen 2 weken na ontvangst van de goedgekeurde SES. Alle leveranciers dienen hun facturen digitaal (met behulp van de instructies voor het indienen van Master Invoices en de Master Invoice template) in te dienen via Accountspayable@staatsolie.com.
  4. De originele facturen worden slechts digitaal ontvangen waarna het reçu voor ontvangst, als bewijs van indiening en referentie per e-mail wordt verstuurd naar de leveranciers. Uw originele, gespecificeerde facturen moeten geadresseerd zijn aan Staatsolie en/of diens dochtermaatschappij en hebben de volgende informatie:
        1. Een briefhoofd met vermelding van de juridische handelsnaam.
        2. De volledige bedrijfsnaam en adres.
        3. Een uniek, doorlopend en opvolgend factuurnummer.
        4. Een geldig PO-nummer en of SES-nummer van Staatsolie en/of diens dochtermaatschappijen.
        5. De datum waarop de factuur is verstuurd naar Accounts Payables (factuurdatum).
        6. De datum waarop de prestatie is verricht of goederen zijn geleverd.
        7. Omschrijving van geleverde diensten, de aard van de goederen of diensten geleverd.
        8. Het aantal en totaalbedrag exclusief omzetbelasting.
        9. De valutasoort.
        10. Het bedrag van de verschuldigde omzetbelasting.
        11. Een bedrijfsstempel (indien beschikbaar), met handtekening bevoegde functionaris.
        12. De volledige bankgegevens (zoals bedrijfsnaam, bankrekeningnummer, valutasoort, intermediaire bank gegevens, SWIFT-identificatienummer, IBAN- of ABA-nummer).
        13. Het KKF-inschrijfnummer van de onderneming bij de Kamer van Koophandel, van toepassing voor lokale leveranciers.
  5. De factuur is ondertekend door een daartoe bevoegde functionaris van uw bedrijf. Aangehecht voegt u het SES-document (indien van toepassing) of PO-document.
  6. In geval van de verkorte betalingsprocedure (Non Order Invoices, NOI) die van toepassing is op het uitbetalen van consultants, contractorbedrijven, lease, verhuur dient uw (maandelijkse) presentielijst geautoriseerd te zijn door de Staatsolie Manager of Directeur aan wie u rapporteert. Verder dient de factuur voorzien te zijn van de GL Account Code, kostencode of Work Breakdown Structure (WBS) van de betreffende afdeling, divisie of het project waarvoor u uw diensten heeft verleend.
  7. Als uw factuur niet over de nodige documenten/informatie beschikt zal/kan de betaling niet worden uitgevoerd en zal er ook geen reçu worden verzonden.
  8. De door u verzonden e-mail met bijlagen worden beschouwd als de formele brondocumenten.
  9. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, zal de betaling van uw factuur binnen 30 dagen na ontvangst van het reçu plaatsvinden.
  10. Informatie over de betalingen kunt u opvragen via de AP helpdesk die te bereiken is op het nummer +(597)499649 toestel 65900 of via het mobielnummer +(597) 8773514 of via het e-mailadres: APhelpdesk@staatsolie.com.
  11. De bankkosten ten gevolge van betalingen:
    1. middels een intermediaire bank en/of bij een bank gevestigd buiten USA, of
    2. bij een in de USA gevestigde bank in een valutasoort anders dan USD, zijn geheel voor rekening van de leverancier.

Om een vlotte betaling binnen de afgesproken betalingstermijn te garanderen, is het van belang dat uw factuur volgens deze richtlijnen wordt ingediend.

Wij rekenen op uw medewerking in het belang van een goede samenwerking tussen Staatsolie en uw bedrijf.