Richtlijnen inkoop- en betaalproces

De aankoop van goederen en diensten door Staatsolie Maatschappij Suriname N.V. (Staatsolie) is gecentraliseerd bij de Supply Chain Management (SCM) afdelingen. Deze aankopen dienen te voldoen aan de richtlijnen van het inkoopbeleid en aanbestedingsbeleid en de algemene bepalingen van Staatsolie, zoals vervat in onze Procurement Policy & Procedures (PPP). Het indienen en de afhandeling van facturen gaat volgens de richtlijnen voor het inkoop-en betaalproces

Staatsolie en zijn dochtermaatschappijen gebruiken een automatisch factuurverwerkingssysteem, dat ervoor zorgt dat ingediende documenten via een intelligente scanoplossing registreerd. Om dit zo goed mogelijk te laten verlopen, vragen wij u het volgende:

  1. Uw factuur dient te voldoen aan de minimale vereisten.
  2. Het e-mailadres van waaruit de facturen gemaild worden naar Accounts Payables, dient hetzelfde e-mail adres zijn als dat op uw ‘Company profile’-formulier.
  3. De originele facturen dienen met toevoeging van het SES/PO-documentnummer gescand en gemaild te worden naar Accountspayable@staatsolie.com met inachtneming van de volgende zaken:
    ▪ Facturen worden met toevoeging van PO/SES-document in aparte PDF-documenten aangeleverd.
    ▪ Documentnaam van de factuur slaat u op in het volgend format: INV<vendor invoice nr>_<Staatsolie PO nr>.pdf (bijvoorbeeld INV_12345_4500987654.pdf)
    ▪ PO-naambestand format is als volgt: PO_<Staatsolie PO nr>.pdf (bijvoorbeeld PO_4500987654.pdf)
    ▪ SES-naambestand format is als volgt: SES_<Staatsolie PO nr>.pdf (bijvoorbeeld SES_4500876543.pdf)

Zie het voorbeeldfactuur waarin de documentparameters zijn opgenomen. Als u al bent overgestapt op het gebruik van de Electronic Master Invoice (MI) zal de wijze van indiening van de MI-facturen op twee punten na nauwelijks veranderen.
De aandachtspunten bij indiening van MI-facturen zijn:

  • De bestandsnamen van de factuur slaat u op in PDF- en Excel-format waarbij de bestandsnamen gelijk zijn op de extensie (.pdf of .xls(x)) na. Met als voorbeeld : MI<vendor invoice nr>_pdf (bijvoorbeeld MI_123456789_.pdf) en MI<vendor invoice nr>_.xls(x) (bijvoorbeeld MI_123456789_.xls(x))
  • De ‘Electronic master invoice’ wordt in 2-voud (excel en PDF) gemaild naar Accountspayable@staatsolie.com.

Zie de MI-instructiesmet een voorbeeld van de master invoice upload file

Na complete indiening van uw facturen ontvangt u ter bevestiging een digitaal ontvangstbewijs op uw geregistreerd e-mailadres.
Indien er vragen of onduidelijkheden zijn, kunt u gerust contact opnemen met de Accounts payable helpdesk bereikbaar op het telefoonnummer +(597) 499649 toestel 65900 of via APhelpdesk@staatsolie.com.